Notion to potężne narzędzie o nieograniczonym wręcz potencjale. Jego największym atutem jest elastyczność i modułowość. Dzięki temu każdy może używać Notion w taki sposób, w jaki jest mu wygodnie, budując sobie w nim strukturę i tworząc szablony dopasowane do swoich potrzeb.
I to właśnie poprzez budowanie można najbardziej precyzyjnie określić to, czym jest Notion – wirtualnym placem konstrukcyjnym, na którym równie dobrze stworzymy system odhaczania nawyków, listę todo, bazę notatek z książek, CRM czy rozbudowany system zarządzania projektami. Przejdźmy zatem przez kilka bardziej i mniej typowych zastosowań Notion.
A jeżeli nie wiesz czym jest Notion, koniecznie zacznij od artykułu, w którym wyjaśniam, czym jest ta aplikacja.
Notion jako osobisty dziennik
Pozytywne skutki prowadzenia dziennika, w którym będziemy spisywać swoje przemyślenia, emocje, wnioski i podsumowania udowodniło już niejedno badanie naukowe (kilka źródeł: 1, 2, 3). Istnieją dedykowane aplikacje do tego celu, w których mamy predefiniowane szablony. Jedne aplikacje codziennie nas pytają o samopoczucie, inne są dziennikami wdzięczności, a jeszcze inne prowadzą szczegółowe wywiady, pozwalając na dodawanie zdjęć i filmów. Wszystkie mają jedną wadę – nie są elastyczne i dopasowane do nas.
W Notion możemy sobie sami stworzyć prywatny dziennik. Zakładamy bazę, w której tworzymy szablon, określając, jak opiszemy każdy dzień. U mnie taki szablon wygląda następująco:
Każdego dnia zastanawiam się, czym się będę zajmował (motyw dnia, MIT – most important task), zastanawiam się nad swoim nastrojem, określam rodzaj aktywności fizycznej, a także samopoczucie (tu przy każdej pozycji z rozwijanej listy wybieram liczbę ikonek – piorunków, rakiet i buziek). Jest też kilka pól na dłuższe przemyślenia – wdzięczność, sukces, porażkę. Poniżej mam natomiast przestrzeń na bardziej szczegółowe zapiski, które mogę uzupełniać, ale nie muszę. W końcu to szablon jest dla mnie, a nie ja dla niego.
Co to daje? Przede wszystkim to narzędzie ma służyć zastanowieniu się nad tym, co się we mnie dzieje, jak funkcjonuję, co robię i jak to oceniam. Ma wspierać moją higienę emocjonalną, podnosić samoświadomość i pomagać w procesie kreatywnym. I spełnia tę rolę naprawdę nieźle.
Korzystając z filtrów w Notion mogę też potem zobaczyć tendencje i zmiany na przestrzeni tygodnia czy miesiąca. Wyciągnąć na tej podstawie wnioski, podjąć adekwatne działania.
Wasz dziennik oczywiście może wyglądać zupełnie inaczej – prościej, albo bardziej skomplikowanie. To właśnie siła Notion, że każdy może to zrobić po swojemu.
Zarządzanie i koordynowanie projektów
Zarządzanie projektami to czynność, w której Notion sprawdza się znakomicie. Tutaj oczywiście również będziemy korzystali z funkcji bazy danych. Najlepiej od razu stworzyć wewnątrz niej kilka widoków. U mnie są to: planowanie, w trakcie, ukończone i może kiedyś (ten ostatni to taki bucket list). Projektem jest dla mnie wszystko, co składa się z więcej niż 3 zadań, a także wymaga planu realizacji, pewnych przygotowań.
Moje projekty nie znajdują się w próżni. Bazy w Notion można ze sobą łączyć na zasadzie tworzenia relacji. Tym samym każdy projekt jest przypisany do określonego celu, miesięcy i tygodni realizacji. Do każdego projektu są też przypisane zadania, które się na niego składają. Ta relacyjność jest dwustronna i na widoku zadania mogę zobaczyć, jakiego projektu ono dotyczy. Za pomocą prostej formuły stworzyłem też licznik do dnia, w którym powinien zostać ukończony. W treści mam natomiast narzędzia pomagające w podjęciu decyzji o realizacji projektu, a także przestrzeń na wszelkie materiały (linki, grafiki, notatki) z nim związane.
Mój przykład dotyczy prowadzenia projektów solo w prywatnym życiu (ew. pracy). Notion ma jednak wszystko, by stanowić efektywne narzędzie do pracy zespołowej. Projekty możemy np. wyświetlać w postaci timeline’a (wykresu Gantta), a także współpracować przy nic, przypisując odpowiednich użytkowników, dodając komentarze, śledzić historię edycji itp.
Nawyki i zadania w Notion
Osobiście nie używam Notion do monitorowania swoich nawyków. Mam do tego osobną aplikację. Widziałem jednak mnóstwo szablonów, które pozwalają zbudować sobie tutaj mniej lub bardziej kompleksowy habit tracker. W tym artykule na LinkedIn Natalie Khoo zebrała pięć takich przykładowych szablonów do nawyków w Notion. Tu chyba najbardziej interesująco wygląda projekt Zoe Chew. Wzbogacając je o formuły możemy sprawnie monitorować swój progres. Niestety Notion nie generuje (jeszcze) wykresów, które by pozwoliły robić to w bardziej wizualny sposób. Albo po prostu nikt jeszcze nie odkrył, jak to zbudować…
Analogicznie sprawy mają się u mnie z zadaniami. W moim Notion są one synchronizowane z listą w Google Tasks – jest mi po prostu wygodniej z tego poziomu zarządzać tym, co mam do zrobienia, szczególnie, że zadania błyskawicznie pojawiają się też w Kalendarzu Google, z którego korzystam bez przerwy.
Jest jednak mnóstwo szablonów i systemów. Jednym z ciekawszych jest na pewno darmowy system do zadań w Notion zbudowany przez Thomasa Franka. Hardkorowi użytkownicy znaleźli nawet sposób na to, jak obejść największe ograniczenie aplikacji – brak możliwości tworzenia powtarzalnych zadań.
Proces decyzyjny w Notion
Okazuje się, że Notion może być również wykorzystywany do rozwiązywania problemów. Aplikacja ma fajną funkcję tworzenia szablonów, które potem możemy jednym kliknięciem replikować i wypełniać informacjami. Ja wykorzystałem to, tworząc osobisty proces kreatywności (właściwie to był to gotowy szablon, który dostosowałem pod siebie).
Czasem w wyniku takiego procesu powstaje mnóstwo kompletnie nieprzydatnych pomysłów. Czasem ratuje mi on skórę i podsuwa optymalne rozwiązania. Niezależnie jednak od wszystkiego jest fajną zabawą i potrafi solidnie przetyrać szare komórki.
Planowanie życia (biznesu?)
Woody Allen powiedział kiedyś:
Jeśli chcesz rozśmieszyć Boga, opowiedz mu o twoich planach na przyszłość.
I trafił w punkt, bo choć nie wiem jak bardzo byśmy się starali to życia w całości nie zaplanujemy (stoi to trochę w kontrze z tym, co kiedyś pisałem o celach). Jest cały ogrom czynników, na które wpływu nie mamy, a które zdecydowanie mają wpływ na nas. W naturze ludzkiej jest jednak próbować przewidzieć, minimalizować ryzyko, snuć wizje, dążyć do czegoś. A jeśli nie życie, to już na pewno powinniśmy planować swój biznes. W obu przypadkach Notion ma wszystko, by nam to umożliwiać.
W moim przypadku Notion służy do snucia pewnej wizji, pomysłu na siebie i na to, co jest dla mnie istotne. Na bazie tego dopasowuję sobie potem cele, które chciałbym zrealizować i które przybliżą mnie do realizacji tej wizji. System nie jest zbyt złożony, bo opiera się na dwóch bazach danych. Punktem wyjścia do jego stworzenia był szablon do planowania zaprojektowany przez Marie Poulin. Z tego co widzę obecnie jest on płatny i kosztuje 30 dolarów (co pokazuje zarazem do czego jeszcze można wykorzystać Notion – do zarabiania pieniędzy).
Jednym z najbardziej rozbudowanych systemów projektowania życia jest chyba Life Design zbudowany przez Augusta Bradleya, który w Notion robi praktycznie wszystko. Osobiście uważam, że trochę ociera się to momentami o przerost formy nad treścią, ale bez wątpienia robi duże wrażenie.
Tu zasadniczo ważne są przede wszystkim relacje między bazami, które pozwalają każdy cel osadzić w jakimś kontekście, przypisać do niego projekty i inne elementy. Zaawansowani użytkownicy znaleźli też sposób, jak za pomocą funkcji formuł dodawać do Notion paski progresu. To pozwala jeszcze lepiej zwizualizować nasze postępy no i po prostu sprawia, że taka tablica celów wygląda świetnie.
Notion jako baza notatek z książek
Fajnym pomysłem wykorzystania Notion jest stworzenie w nim bazy przeczytanych książek. Każda pozycja w naszej bazie to osobna książka. Dodajemy do niej okładkę, a następnie informacje, które uznamy za dla nas wartościowe, jak data przeczytania, ocena, najważniejsze wnioski itp. Poniżej możemy natomiast spisywać notatki, dodawać linki odnoszące się do zawartej tu wiedzy, analizować, albo po prostu dodawać cytaty.
Skoro o cytatach mowa, tutaj fantastycznie sprawdza się podłączenie Readwise do naszego Notiona. Readwise to usługa służąca do gromadzenia cytatów z różnych źródeł – stron www, Twittera, ebooków, aplikacji read-it-later (Pocket, Instapaper) i wielu innych. Jeśli czytamy coś na naszym Kindle i często zaznaczamy użyteczne fragmenty, możemy to potem wszystko wysłać do Readwise. Usługa natomiast będzie nam potem codziennie wysyłać kilka po kilka z nich w mailu. Całość bazuje na metodzie zapamiętywania spaced repetition, o której więcej pisałem w poradniku o notowaniu.
Te wszystkie książki i cytaty w Readwise możemy zsynchronizować z bazą w Notion… a potem na nich dalej pracować, edytując, dodając przemyślenia, streszczając czy tworząc własną wiedzę. Trudno o lepszy sposób, by faktycznie wyciągać jakąkolwiek wiedzę i praktyczne umiejętności z przeczytanych książek.
Korzystając z zewnętrznych narzędzi możemy potem zsynchronizować naszą bazę książek z profile w Goodreads w taki sposób, by po dodaniu jakiejś książki, na naszym koncie Goodreads też się ona pojawiała jako aktualnie czytana (lub przeczytana i oceniona). Wymaga to już trochę więcej wiedzy i wysiłku.
Osobista baza wiedzy
Ten punkt po części wynika z poprzedniego. Jeżeli już mamy bazę książek, możemy stworzyć drugą bazę, w której będziemy syntetyzować naszą wiedzę, spisywać notatki, gromadzić materiały na dany temat. Obie bazy możemy ze sobą połączyć by otrzymać w ten sposób spójny system. Przykładowo, jeżeli mamy w naszej bazie wiedzy temat dotyczący prokrastynacji, będzie on połączony z książkami na temat prokrastynacji. Jednym kliknięciem przeskoczymy zatem między jednym a drugim. W jakiekolwiek sytuacji, kiedy ta wiedza będzie nam potrzebna, znajdziemy wszystko w jednym miejscu.
W analogiczny sposób możemy gromadzić notatki z internetowych kursów, które przerabiamy lub przerabialiśmy. Idąc dalej, baza wiedzy w Notion może być też naszą skarbnicą do inspiracji lub po prostu narzędziem wspierającym research przy pisaniu artykułów lub tworzeniu contentu.
Tu zdecydowanie przyda się wtyczka do przeglądarki Notion Web Clipper, która pozwala jednym kliknięciem zapisywać całe strony internetowe w naszej bazie danych. Nie musimy zatem żonglować okienkami i bawić się w kopiuj-wklej.
Zdecydowanie polecam też płatny motyw Thomasa Franka – Ultimate Brain. Bazuje on na metodzie P.A.R.A. stworzonej przez Tiago Forte – pioniera jeśli chodzi o budowanie wirtualnej bazy wiedzy (drugiego mózgu). Wgryzienie się w ten temat wymaga czasu, ale na pewno zaprocentuje.
Notion jako CRM
Rozbudowane i skomplikowane systemy CRM nie są tanie. Często też brakuje im pewnej elastyczności, która pozwalałaby je dostosować do naszej profesji czy biznesu. Dlatego może lepszym sposobem jest tutaj zaprzęgnąć do roboty Notion?
W tym celu oczywiście posłużymy się bazą danych, którą będziemy musieli odpowiednio skonfigurować. Poradników na ten temat w sieci jest całe mnóstwo. Podrzucam link do jednego z nich – na dobry początek powinien wystarczyć. Z czasem jak nasze umiejętności obsługi Notion będą rosły pewnie i tak stworzymy coś kompletnie spersonalizowanego i unikatowego.
Niektórzy wykorzystują Notion nawet jako osobisty CRM, umieszczając w nim swoje kontakty, znajomych, rodzinę i innych, a następnie uzupełniając całość o informacje o urodzinach, ostatniej dacie kontaktu itp. Nigdy nie widziałem w tym sensu, ale może ktoś uzna, że to faktycznie praktyczny i fajny pomysł – sami oceńcie.
Notion jako schowek „read it later”
Aplikacje typu „read it later” straciły dziś już trochę swoją świeżość. Pocket i Instapaper dawno nie zaskoczyły żadną nowością – po prostu sobie egzystują. Być może wynika to z tego, że dziś właściwie każda aplikacja i serwis społecznościowy ma swój schowek. Na co nam więc dodatkowa przestrzeń?
Osobiście nie wyobrażam sobie funkcjonowania bez aplikacji z artykułami do przeczytania na później. Wykorzystuję w tym celu Instapaper, ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby takim schowkiem był dla nas też Notion. Tutaj wystarczy wykorzystać wspomniane wcześniej rozszerzenie Web Clipper i zapisywać całe artykuły do wskazanej bazy danych. I to w zasadzie cała filozofia. Tekst w Notion nigdy nie zniknie, a w dodatku możemy go sobie otagować, przypisać do kategorii, umieścić w naszej bazie wiedzy – zrobić dosłownie wszystko.
Budowanie content planu
To zastosowanie również zgapiłem od wspomnianego już tutaj kilkukrotnie Thomasa Franka, który również stworzył rozbudowany i kompleksowy szablon w Notion dla twórców treści (oczywiście płatny). Bazując trochę na jego pomysłach zbudowałem własny kalendarz wydawniczy, z którego jednak nie korzystam aktywnie. Funkcjonuje zatem w moim Notion raczej jako szablon do wykorzystania kiedyś.
Jak taki content plan może działać? Podejść jest kilka. Ja proponowałbym skupić się na jednej bazie danych, a następnie stworzyć dla niej kilka dedykowanych widoków, a w każdym z nich odfiltrować część wpisów. W ten sposób otrzymamy np.
- Pomysły na teksty
- Teksty na etapie tworzenia
- Gotowe do publikacji
- Wymagające promocji
Każda publikacja przechodzi po kolei przez każdy z tych etapów. Na każdym uzupełniamy też odpowiednie pola w bazie. W fazie konceptualnej robimy research, wiążemy temat artykułu z naszą bazą wiedzy, bazą książek, jeżeli ma to dla niego zastosowanie. Na etapie tworzenia tworzymy w Notion konspekt, który będzie naszym planem pisania, albo wspieramy się wcześniej stworzonymi checklistami. Po publikacji dodajemy tutaj linki oraz zadania dotyczące promocji w social mediach (albo poza nimi).
Bardziej zaawansowani użytkownicy mogą podpiąć pod bazę Google Analytics i dostawać w Notion od razu raporty z wyświetleń, albo połączyć się z API jakiejś usługi SEO sprawdzającej pozycje artykułu w Google. W ten sposób będziemy mieli wszystko w jednym miejscu, a to będzie stanowiło świetny punkt wyjścia do późniejszych analiz.
Baza gier w Notion
Jeżeli mamy potrzebę dokumentowania naszej kolekcji gier komputerowych lub konsolowych, Notion sprawdzi się tutaj znakomicie. Ja w ten sposób spisuję wszystkie gry, które ukończyłem, zapisuję swoje oceny, daty przejścia i czas, który na to przeznaczyłem.
Jest to oczywiście jak najbardziej moja fanaberia, ale pozwala mi walczyć z niezdrową potrzebą kończenia gier na 100%, który faworyzują systemy osiągnięć wbudowane w każdą produkcję. Zamiast sugerować się ekranem na moim Xboksie i zgrzytać zębami, że zdaniem konsoli ukończyłem grę dopiero w 19% (mimo, że właśnie pokonałem ostatniego bossa po kilkudziesięciogodzinnej kampanii), wrzucam sobie dany tytuł tutaj i zamykam temat. Zdecydowanie polecam takie podejście, bo życie jest za krótkie, a gier zbyt dużo, by próbować je przechodzić na 100% (no chyba, ze autentycznie daje nam to frajdę).
Bonus: Notion jako CMS dla bloga
Jako bonusowe zastosowanie chcę tutaj dorzucić możliwość wykorzystania Notion w roli backendu dla strony internetowej. Wymaga to oczywiście użycia zewnętrznego narzędzia.
Istnieje szereg usług, które pozwalają tworzyć strony www na bazie naszych treści tworzonych w Notion. Mogą to być proste „onepagery”, katalogi z produktami, ale też bardziej zaawansowane witryny, w tym również blogi.
Rozwiązań tego typu stale przybywa. Najpopularniejszym jest obecnie Super.so, a darmowym i znacznie prostszym Poppsy.co. Za pomocą obu tych usług bardzo szybko i w prosty sposób postawimy prostą, estetycznie wyglądającą i responsywną stronę internetową. Może to być wizytówka naszej firmy, nasze bio, prezentacja produktu lub cokolwiek innego. Warto też zwrócić uwagę na serwis Feather.so, który z kolei służy do prowadzenia bloga za pomocą Notion. I to nie chodzi o jakąś wydmuszkę, a solidną witrynę z wyszukiwarką, tagami, własną domeną, optymalizacją pod SEO oraz podpiętą analityką.
Podsumowanie
Mam wrażenie, że zaledwie liznąłem temat zastosowań Notion w różnych obszarach życia i biznesu. Jak wspomniałem na wstępie, potencjał tego narzędzia jest ogromny – ograniczony praktycznie tylko przez naszą wyobraźnię (i umiejętności). Jeżeli wykorzystujecie Notion u siebie w inny ciekawy sposób, koniecznie dajcie znać jaki!
