Ogrom informacji, z jakim stykamy się każdego dnia sprawia, że bardzo łatwo o przytłoczenie. Aby efektywnie pływać w tym wielkim oceanie, musimy się nauczyć organizować wiedzę oraz nasze sprawy w efektywny sposób. Tutaj z pomocą przychodzą internetowe narzędzia. A Notion jest, moim zdaniem, jednym z najlepszych.
Notion to w dużym uproszczeniu internetowy notatnik. Niczym jednak nie przypomina rozwiązań typu Evernote czy OneNote. Twórcy Notion poszli w podobnym kierunku, co rozwiązania typu Bear. Użytkownik otrzymuje zatem do dyspozycji przestrzeń roboczą, którą dzieli na strony i podstrony (poziomy zagnieżdżenia są tutaj właściwie nieograniczone). Każda ze stron składa się natomiast z bloków. Bloki mogą być różne, m.in. blok tekstu, lista to-do, obrazek, separator, nagłówek, link do innej strony, działanie matematyczne, cytat, osadzony element z innej usługi (jak Google Drive np.), fragment kodu i… baza danych. I to właśnie ten ostatni typ bloku sprawia, że Notion jest tak potężnym narzędziem.
Niech Was nie przestraszy ta nazwa. Bazy danych w Notion są naprawdę proste w obsłudze (i potężne w swoich możliwościach). Każda baza może być wyświetlana na wiele sposobów – w formie tabelki, galerii (przyjemnych dla oka kafelków), kalendarza, tablicy typu kanban i kilku innych. Sprawia to, że możemy nasze dane analizować pod różnym kątem. Najlepiej pokazać to na przykładzie.
Przygotowuję listę tematów na artykuły. Każda pozycja w mojej bazie danych ma kilka właściwości: tytuł, planowaną datę publikacji, status (pomysł, research, w trakcie pisania, opublikowany), miejsce publikacji.
- Mogę wyświetlić moją listę w postaci tradycyjnej – jako listę.
- Ale mogę też dodać drugi widok – kalendarz, w którym moje planowane artykuły będą ułożone wg dat publikacji.
- Mogę też dodać trzeci widok – tablicę kanban, na której moje artykuły będą posegregowane w kolumny w zależności od statusu. W osobnej kolumnie znajdą się kafelki z pomysłami na artykuły, w osobnej artykuły wymagające researchu itd.
To zaledwie trzy przykłady, które można mnożyć. Notion jest pod tym względem niesamowicie elastyczny. Każdy mój artykuł jest nie tylko pozycją w bazie, ale też ma osobną podstronę, na której mogę np. gromadzić notatki potrzebne do jego napisania. Mogę też tworzyć specjalne szablony dla zawartości tej strony. Inny szablon będę miał np. dla artykułów na bloga, a inny szablon dla tekstów pisanych w innych miejscach. Doskonale rozwiązał to youtuber Thomas Frank, który przed przygotowaniem każdego filmu wprowadza go do Notion i tam gromadzi wszystkie rzeczy dotyczące procesu twórczego (checklisty, informacje, zadania, postępy itd.).
Wisienką na torcie jest możliwość tworzenia relacji między bazami danych oraz zaciągania informacji z jednej bazy do drugiej. To już oczywiście wyższa szkoła „notionowania”, więc nie warto się nią interesować przed opanowaniem podstaw. Chcę jednak od razu na wstępie pokazać wam, jak potężne jest to narzędzie i jak ogromne projekty (oraz właściwie całe życie – co wiele osób z powodzeniem robi) można w nim organizować.
Dlaczego Notion? Wady i zalety
Notion to trochę taki Evernote na sterydach. Pewnie nie każdemu przypadnie do gustu taka forma notowania. Nie ograniczamy się bowiem tutaj tylko do tekstu (choć oczywiście możemy). Po stuknięciu „/” na klawiaturze w Notion rozwija się lista typów bloków, jakie możemy umieszczać. I tutaj zaczyna się dopiero zabawa. W moim Notion mam wszystko – obrazki, nagrania audio, osadzone arkusze z Google Docs, mapy myśli stworzone w Miro, filmy z YouTube’a, pliki PDF i wiele, wiele innych.
Tym samym moje notatki przestały być nudne. Na ogół była to ściana tekstu – czasem z pogrubionymi i zakreślonymi fragmentami. Teraz Notion daje mi możliwość wykorzystywania innych form, organizowania treści w setki podstron, układania bloków w kolumny, organizowania ich w bazy danych i łączenia tego wszystkiego ze sobą.
To wszystko dopełnia bardzo estetyczny design. Każdą stronę możemy opatrzyć ikonką oraz okładką – mechanizm zintegrowano z bazą zdjęć z serwisu Unsplash, więc do dyspozycji mamy tysiące pięknych grafik. Interfejs domyślnie posiada białe tło, ale do dyspozycji oddano nam też tryb ciemny – co kto lubi.
Codziennie w Notion tworzę nowy dzień w bazie zatytułowanej „Dziennik”. Wpisuję tam swoje przemyślenia itp. Każdy dzień jest przypisany do tygodnia znajdującego się w innej bazie. Wchodząc w tydzień, otrzymuję listę wszystkich dni oraz zadania przypisane na cały tydzień. Zadania to kolejna baza danych, która jest przypisana do tygodni oraz do projektów. Dobrze zgadliście – projekty są jeszcze jedną bazą danych, która łączy się z zadaniami i tygodniami.
Brzmi strasznie? W teorii. W praktyce tworzy to niesamowicie praktyczny i spójny system monitorowania mojej efektywności. Każdego tygodnia podczas przeglądu, widzę wyraźnie, ile miałem energii każdego dnia, ile ruchu, jakie sukcesy, jakie porażki. Mogę łatwiej to wszystko analizować, szukać przyczyn i wprowadzać zmiany, by kolejny tydzień był bardziej efektywny. Natomiast każdego miesiąca, kiedy patrzę na moją listę celów, mogę łatwo sprawdzić, jakie zadania ostatnio wykonałem, które przybliżyły mnie do ich realizacji (lub wręcz przeciwnie – nie zrobiły tego) i też nanieść stosowne korekty kursu.
Oczywiście stworzenie takiego systemu nie jest proste i szybkie. Wymaga czasu, a często również eksperymentowania. To też zasadniczo można zaliczyć do wad Notion – jego możliwości mogą przytłaczać, a opanowanie bardziej zaawansowanych funkcji wymaga czasu i wysiłku. Zapewniam Was jednak, że wkład włożony w naukę obsługi tego programu szybko się zwraca.
Second Brain – drugi mózg
Pojęcie „zapasowego mózgu” coraz częściej przewija się w tej części internetu, gdzie mówi się o produktywności. Prekursorem tego narzędzia jest Tiago Forte, który stworzył kurs o budowaniu cyfrowego systemu pełniącego właśnie taką rolę „drugiego mózgu”, który ma odciążyć ten nasz biologiczny i sprawić, że będziemy mieć więcej mocy (RAM-u) na sprawy najważniejsze.
Po co mielibyśmy to robić? Otóż liczba informacji, które nas każdego dnia zalewają jest tak duża, że nasza głowa dosłownie wręcz puchnie. Mierzymy się z ogromem treści, danych, doniesień. Wiele z nich to wartościowe rzeczy, które w jakiś sposób z nami rezonują. Aby wykorzystać je w efektywny sposób, powinniśmy opanować sztukę tworzenia notatek i organizowania ich w system, który pozwoli potem łatwo wykorzystać zgromadzoną wiedzę – np. na potrzeby nowego artykułu, pracy naukowej czy wystąpienia.
I tutaj pojawia się Notion, który jest wręcz stworzony do tego typu zastosowań. Budowanie bazy wiedzy (drugiego mózgu) przechowującej wszystkie informacje, którymi nie chcemy aktualnie zajmować naszej głowy jest tutaj czystą przyjemnością. Szczególnie, że nasze notatki możemy potem efektywnie filtrować, segregować, wyświetlać w różnych widokach – wszystko po to, aby wykorzystywanie ich w przyszłości było łatwiejsze. A przecież o to przede wszystkim chodzi w notatkach – nie o sam fakt notowania. Wiedza, którą tylko przyjmujemy i w żaden sposób nie wykorzystujemy w praktyce jest bezużyteczna. To marnowanie czasu, a często po prostu przejaw prokrastynacji.
Sam zresztą jestem tego doskonałym przykładem – wiedzoholikiem (infoholikiem?). Uwielbiam przyswajać nowe informacje z zakresu efektywności, produktywności, psychologii, filozofii. Często bezrefleksyjnie rzucam się na kursy i szkolenia, które potem odkładam na kupkę wstydu. Mój Instapaper, „Zapisane” na Facebooku i lista „Do obejrzenia” na YouTube liczą setki (a może już tysiące) pozycji. Często jest to wiedza, której nie potrzebuję tu i teraz, ale wierzę, że „kiedyś mi się przyda”.
Notiona używam jako takiego wyższego poziomu notowania. Wszystko, co zapisuję „na później” to poziom najniższy. Jeżeli coś jest dla mnie na tyle ważne i przydatne w danym momencie, aby to poddać obróbce, streścić, skrócić (skracanie to kwintesencja skutecznego notowania) – trafia do Notiona. I tutaj ma formę zdecydowanie bardziej przystępną – taką „używalną”. Jeżeli skrócę za bardzo – zawsze mogę wrócić do Instapapera i tam zapoznać się z całą treścią danego zagadnienia.
Notion – jak zacząć?
Notion jest od niedawna całkowicie darmowy i w przypadku indywidualnych użytkowników nie posiada żadnych ograniczeń (wcześniej było to tysiąc bloków, ale teraz zdjęto ten limit). Płatne plany są adresowane głównie do osób, które potrzebują więcej przestrzeni na pliki uploadowane do Notion lub pracują w zespołach (i tu Notion sprawdza się również fenomenalnie). Indywidualny użytkownik z powodzeniem może korzystać z Notiona w wersji darmowej i wykorzystać pełnię jego możliwości.
Na sam początek tak naprawdę nie potrzebujemy niczego. Wystarczy założyć konto (można do tego celu użyć konta Google, więc nie będziemy musieli zapamiętywać kolejnego hasła) i zacząć tworzyć kolejne strony oraz bloki. W takim podstawowym użytkowaniu Notion jest niezwykle przystępny i prosty. Co jednak szczególnie istotne – sami wybieramy, poziom zaawansowania. Możemy tak naprawdę całkowicie zrezygnować z tworzenia baz itp. I używać Notiona jako ładnie wyglądającego notatnika. I w tej roli też zda egzamin. To tylko kolejny dowód na to, jak bardzo elastyczne jest to narzędzie.
A co jeśli chcemy więcej? Koniecznie przejrzyjcie, do czego można zastosować Notion – zebrałem 11 niebanalnych pomysłów, w których ta aplikacja sprawdzi się rewelacyjnie. Poza tym polecam metodę prób i błędów – eksperymentowanie.
Jeżeli natomiast chcecie wiedzieć coś konkretnego – pytajcie w komentarzach. Notiona używam od lat i myślę, że ma już przede mną naprawdę niewiele tajemnic.
