Jeżeli masz dużo na głowie, prędzej czy później poczujesz potrzebę uporządkowania tego. Czy to tworząc listę zadań czy też wrzucając wszystko do kalendarza. Ja też tak robię. Okazało się jednak, że mój sposób ogarniania zadań i czasu jest po prostu przekombinowany.
Organizowanie sobie czasu i zarządzanie zadaniami to nic nowego. Nosimy kolorowe notesiki, instalujemy magiczne aplikacje z tysiącem i jedną funkcją, zakładamy dziesiątki kont w różnych serwisach i usługach wspierających produktywność. Tak, teraz będzie inaczej!
Nie będzie. Z aplikacji przestaniemy korzystać po tygodniu, bo o jej istnieniu zapomnimy. Notes obrośnie kurzem. Zaś ten świetny serwis właśnie wysłał nam maila, że za funkcje A, B i C to jednak będzie trzeba płacić 39 dolarów miesięcznie, ale w ramach specjalnej zniżki dostajemy cenę 38 dolarów. Znacie to? Nie? Zazdroszczę.
Dobra ma 24 godziny i trudno to obejść. Natomiast liczba naszych obowiązków, planów, zajęć i ambicji rozrasta się wraz z przybywającymi latami na karku. Chcemy być bardziej wydajni i mieć czas zarówno na przyjemności jak i obowiązki. Jedni ograniczają sen, a inni szukają sposobów na zwiększenie swojej efektywności, a część robi po prostu i jedno i drugie.
Nie rozdrabniaj się!
Jak to wyglądało u mnie? Z list zadań korzystam odkąd pamiętam. Przechodziłem przez całą masę usług i aplikacji: Any.do, Google Tasks, Todoist, Wunderlist (a to tylko mały wycinek). Do niedawna królował u mnie ten ostatni. Wszystko działało nieźle, bo aplikacje były dostępne na wiele platform (Chrome OS, Windows 10, Android, Android Wear), a liczba funkcji wręcz onieśmielała. Tworzyłem zatem listy, kategorie, grupy list, a w nich plany, zadania, przypomnienia i inne.
Wunderlist nie był jednak uniwersalny. Nie nadawał się do notowania, a ja lubiłem zbierać gdzieś cytaty z książek, listy ukończonych gier, wycinki z gazet. W ruch poszedł zatem OneNote, bo tak się złożyło, że nie dało się go skasować z Windowsa 10. Skoro zatem już tu jest. Utworzyłem zatem kilkanaście sekcji, do których wrzucałem wszystko, co się dało. Niestety równie szybko o tym zapominałem. OneNote nie był miejscem, gdzie zaglądałem codziennie. W miarę rozrastania się mojego wirtualnego notesu, znaczenie pojedynczych pozycji malało niemal do zera. Robiąc tam ostatnio czystki, sam się zdziwiłem, jakie rzeczy zapisywałem i to stosunkowo niedawno.
OneNote to jeden notatnik. Drugi noszę w torbie. Lubię Moleskine’y – są ładne, stylowe i stoi za nimi fajna idea. Szybko zacząłem zapisywać tam część rzeczy, których nie da się skopiować lub sfotografować. Doszedł zatem kolejny magazyn na treści do przeglądu. Kilka tygodni temu dostałem kalendarz (taki książkowy). Leży nieustannie otwarty na moim biurku z długopisem obok, więc mimochodem zapisuję w nim część rzeczy.
Nic by nie było w tym dziwnego, gdyby nie Kalendarz Google, z którego również korzystam dość intensywnie do przepisywania spotkań z maili, planowania wyjść na konferencje i spotkania dla dziennikarzy oraz zarządzania grafikiem w pracy. Mało tego, skonfigurowałem Wunderlist w taki sposób, aby automatycznie przesyłał wszystkie zadania z przypisanymi terminami również do kalendarza.
A to nie koniec, bo był jeszcze Google Keep. Notatnik Google był tak prosty i przyjemny, że zacząłem w nim zapisywać ciekawe obrazki znalezione w sieci, kody i klucze, niektóre dane do logowania (te mniej znaczące ofc), a także wszystkie krótkie, szybkie i proste notatki.
Niezły burdel, prawda?
Prostota jest kluczem
„Życie jest naprawdę proste, ale próbujemy je za wszelką cenę uczynić skomplikowanym”
Konfucjusz
Ludzie myślą, że zmiana aplikacji czy usługi do zarządzania zadaniami uczyni ich bardziej produktywnymi. Szukamy nowego programu, który w jakimś stopniu odpowiada naszym potrzebom, a następnie spędzamy cały dzień na przenoszeniu do niego naszych danych: zadań, notatek etc. „To jest to” myślimy i przez pierwsze tygodnie skrupulatnie trzymamy się założeń. Po miesiącu wracamy jednak do starych nawyków – zasypujemy się zadaniami, albo wręcz przeciwnie – nie zapisujemy ich w ogóle.
Jednym z powodów może być to, że nadmiernie komplikujemy to wszystko. Na rynku jest całe mnóstwo świetnych narzędzi. Todoist, Trello, wspomniany Wunderlist. Ich unikatowe funkcje i kolorowe interfejsy są bardzo kuszące. Doskonale to znam, bo sam żonglowałem nimi swego czasu, tracąc długie godziny na migracje danych.
Tymczasem dobór narzędzia tak naprawdę nie ma aż tak dużego znaczenia, jak sposób, w jaki z niego korzystamy. Jeżeli nie będziemy systematyczni i nie wyrobimy w sobie nawyku do codziennego zaglądania do listy zadań, odhaczania wykonanych pozycji i dodawania kolejnych, to choćbyśmy mieli najlepszy program do tego, nie uda nam się.
Punktem wyjścia powinny być cele długoterminowe. Przeznaczcie sobie na nie jedno popołudnie. Usiądźcie w ciszy i spokoju, a następnie wyobraźcie sobie siebie za 5 lat. Jacy jesteście? Gdzie pracujecie? Jakie umiejętności posiadacie? Jak wyglądacie? To wszystko sprawia, że łatwiej jest nam określić, czego tak naprawdę chcemy.
Stephen Covey w swojej książce „7 nawyków skutecznego działania” sugeruje, żeby wyobrazić sobie swoje 70. urodziny oraz wszystkich zebranych na nich gości. Jak wyglądają? Kim dla nas są? Kim my jesteśmy? Puszczając wodze wyobraźni można naprawdę szybko uzmysłowić sobie, do czego w życiu dążymy. A wtedy wyznaczenie celów będzie już tylko formalnością.
Pół godziny dziennie
Tyle wystarczy. Właściwie przeznaczanie większej ilości czasu na planowanie jest nieproduktywne. Bo co to za oszczędzanie czasu, skoro potem, zamiast na przyjemności, przeznaczamy go na ślęczenie nad listą obowiązków. Usiądź rano albo wieczorem, otwórz swoje cele długoterminowe, pomyśl chwilę nad nimi. Zmieniłbyś coś? Dodał? Odjął?
Potem przejdź do listy zadań na jutro (jeżeli to wieczór) lub na dziś (jeśli planujemy wczesnym rankiem). Nowe pozycje zapisuj w sposób możliwie precyzyjny, dodając jednocześnie informacje o estymowanym czasie potrzebnym na wykonanie danej czynności. To pozwoli łatwiej je potem wykonywać. Istotne są też priorytety. Jak to mówią Amerykanie „first things first”. Jeżeli zadanie jest duże, tj. składa się z kilku kroków, rozbij je na mniejsze zadania. Ważne, żeby każde z nich dało się wykonać od razu. Na przykład jeżeli chcesz przygotować wycenę dla klienta, w której musisz znaleźć informacje o kosztach wydruku plakatów i wynajęcia sali, dodaj dwa małe zadania dotyczące tych czynności. Im bardziej szczegółowy będzie Twój plan, tym łatwiej będzie się go realizowało – krok po kroku.
- Lewa górna to wydarzenia ważne i pilne, a więc sytuacje kryzysowe, zadania „na wczoraj” i wszelkiego rodzaju awarie. Jest to najbardziej stresogenna część naszej listy zadań.
- Lewa dolna to wydarzenia pilne, ale nieważne. Tutaj znajdują się mniej istotne spotkania, nagłe telefony, rachunki etc. Generalnie traktuje się je jako zadania, które można delegować innym – np. współpracownikom.
- Prawa dolna to wydarzenia niepilne i nieważne. Obrazek śmietnika jest tutaj bardzo wymowny, bo to właściwie wszystko, na co marnujemy swój czas. UWAGA – do tej ćwiartki nie wrzucamy odpoczynku!
- Prawa górna to wszystko, co ważne i niepilne. I właśnie tutaj powinniśmy się znajdować najczęściej. To zadania o dłuższym czasie realizacji. To budowanie relacji i dbanie o rodzinę. To przygotowywanie planów oraz odpoczynek niezbędny do naładowania wewnętrznych akumulatorów. Nie ma stresu ani nagłych terminów.
I tyle. Nie kombinuj. Nie twórz dziesiątek folderów, tagów, kategorii. Niczego nigdzie nie przepisuj (choć możesz zintegrować sobie listę zadań z kalendarzem, aby automatycznie pojawiały się w nim nowe pozycje – większość usług już oferuje takie funkcje). Im prościej, tym efektywniej.
Oczywiście istnieje duże ryzyko, że kolejnego dnia, kiedy już usiądziesz do realizowania swoich planów, zaatakuje Cię wróg w postaci prokrastynacji. Ale to już dłuższy temat na kolejny wpis.
