Czy naprawdę myślicie, że ludzie tacy, jak Bill Gates czy Jeff Bezos używają list zadań czy aplikacji a’la task manager? Nic z tych rzeczy. Forbes przepytał ponad 200 miliarderów, olimpijczyków, wybitnych studentów i przedsiębiorców o zarządzanie czasem. Żadna z tych osób nie przyznała się do prowadzenia listy zadań. Większość osiąga swoje cele i odnosi sukcesy. Przypadek?

Dlaczego lista zadań jest do d…?

Na bazie własnych doświadczeń oraz krążących ty i ówdzie opinii innych (również autorów wielu książek) można wypisać najpoważniejsze wady wynikające z zarządzania czasem w oparciu o task manager i listy zadań.

Pozycje na liście zadań nie są osadzone w czasie

To bardzo proste – jest oderwana od zegarka. Wrzucamy tam wszystko, co chcemy robić, nie osadzając tego w konkretnych blokach czasowych. Mamy wręcz tendencje, żeby dodawać tutaj nawet proste czynności, których wykonanie zajmuje 5-10 minut. Inną tendencją jest przesadzanie – tworzenie zadań trudnych, nieosiągalnych, w zbyt dużej ilości. Firma badawcza iDoneThis ocenia, że 41 proc. spośród zadań na naszych listach nie zostaje nigdy wykonana.

Pilne czy ważne? Lista zadań miesza nam wszystko

Inna kwestia to brak rozróżnienia, co jest dla nas ważne, a co jest pilne. Wszystko leci do jednego wora. Oczywiście można to obejść poprzez stosowanie różnych priorytetów czy wręcz tagów, które niektóre listy pozwalają dodawać do zadań. Sama forma „to do” jednak nie sprzyja takiemu zarządzaniu.

Lista zadań Cię stresuje!

Ostatni problem z listami zadań jest taki, że są stresogenne. Chyba każdy przyzna, że widok listy kilkudziesięciu zadań wygląda przerażająco. W psychologii nazywa się to efektem Zeigarnika. Nieukończone zadania generują intruzywne, niekontrolowane myśli. Czujemy się zatem po prostu przytłoczeni.

Zalety kalendarza

Plusem kalendarza jest przede wszystkim możliwość zwizualizowania sobie tych 24 godzin, jakimi dysponujemy podczas zarządzania czasem. Tym samym łatwiej nam znaleźć balans między życiem zawodowym, a życiem prywatnym. Zadania związane z tym pierwszym lądują bowiem w innych godzinach. W momencie, gdy wracamy do domu i patrzymy na nasz kalendarz, widzimy wyłącznie zadania z tej drugiej sfery.

Mało tego, wyraźnie widzimy, ile trwa dane zadanie. Możemy sobie zarezerwować czas, tworząc bloczek o dowolnych rozmiarach. To działa na wyobraźnie. Uświadamiamy sobie, jak czasochłonna jest dana czynność. Tutaj pewnym ewenementem jest Elon Musk, który cały swój dzień dzieli na bloki po 5 minut. Każdy blok wypełnia jakimiś czynnościami. To bardzo efektywna metoda z jednego prostego powodu – jeżeli coś trwa 5 minut, co powstrzymuje Cię przed zrobieniem tego? Aż głupio szukać wymówek dla zadań, które w założeniu mają trwać właśnie tyle czasu, prawda?

Czynność wpisana do kalendarza jest bardziej namacalna, bardziej zobowiązująca. A co najważniejsze, forma, w jakiej ją dodajemy, sprawia, że nie ma praktycznie możliwości narzucenia sobie zbyt dużej liczby obowiązków. Ilość miejsca w kalendarzu jest ograniczona – podobnie jak czas w ciągu naszego dnia. Proste.

Co zatem mam zrobić ze swoją listą zadań?

Możliwości jest kilka. Nie powiem Ci, co musisz zrobić, ale podzielę się tym, co sam zastosowałem w swoim zarządzaniu czasem. Przede wszystkim wyrzuciłem z telefonu aplikacje do list zadań. Jeszcze jakiś czas temu lawirowałem między różnymi programami, próbowałem Todoist, Trello, Wunderlist. Zresztą pieczołowicie to opisywałem kilka tygodni temu, gdzie polecam po prostu tworzenie jednej listy zadań bez kombinowania. A co, jeżeli taka lista zadań nie działa u Was również? Wówczas idziemy w…

Kalendarz Google

Teraz wszystko wrzucam w Kalendarz Google. Mam tutaj kilka kategorii różniących się kolorami. Jeden jest do osobistych czynności, drugi do pracy, a trzeci współdzielę z Asią.

Aplikacja Google ma jeszcze kilka fajnych dodatków pomagających w zarządzaniu czasem, jak przypomnienia. To nic innego jak całodniowe zadania, które przechodzą z dnia na dzień dopóty, dopóki nie odhaczymy ich jako wykonane. To taki odpowiedni listy zadań, ale znacznie prostszy i wbudowany w kalendarz. Można nim dopełnić swoje codzienne planowanie, ale w taki sposób, żeby nie stracić nad tym kontroli (bo wrócimy do punktu wyjścia).

Cele w Kalendarzu Google

Inną ciekawostką jest funkcja tworzenia celów. Możemy wybrać np. naukę angielskiego albo bieganie, wskazać ile razy dziennie i o jakiej porze chcemy to robić, a Google Calendar znajdzie w naszej agendzie czas na te czynności, a następnie będzie o nich regularnie przypominał. Jedyne co musimy robić, to je odhaczać – w ten sposób budujemy swoisty ciąg, a im dłużej pozostaje on nieprzerwany, tym większą motywację mamy, żeby tak pozostało. Aplikacja w fajny sposób to wizualizuje, co jeszcze mocniej nakręca do działania.

Nie kombinuj!

I to właściwie tyle, jeśli chodzi o zarządzanie czasem w kalendarzu. Nie ma co przesadzać. Jasne, Kalendarz Google integruje się z innymi aplikacjami, jak np. notatnik Google Keep, z którego przypomnienia również pojawiają się w kalendarzu. Korzystanie z niego jest już jednak wyłącznie opcjonalne.

Zapewniam, że wypracowanie swojego „workflow” w oparciu o kalendarz szybko zaprocentuje. Nie ma znaczenia przy tym, czy używamy papierowego notatnika czy aplikacji w telefonie. Wszystko sprowadza się tutaj do jednego – unikania tworzenia niekończących się list czynności, z których finalnie niewiele wynika. W rezultacie zarządzanie czasem i praca nad sobą stają się nie tylko bardziej efektywne, ale też prostsze.

The post Wszystko, czego potrzebujesz w zarządzaniu czasem to kalendarz appeared first on Wersja 2.0.